Googleスプレッドシートで立替経費精算書を作る

ルービックキューブができるようになった税理士の西野です。
パターンがあるんですね^^

今回は顧問先用にGoogleスプレッドシートを使った立替経費精算書を作っていこうと思います。
今までは紙で精算書を作っていましたが、効率化、インボイス対応の観点からクラウド化することになりました。

Googleスプレッドシートでフォームを作成

まずはGoogleスプレッドシートで立替経費精算書のフォームを作ります。
今回の顧問先は立替経費の精算をする従業員が複数名いて、毎月上司が確認し、毎月精算をしていく形です。

どういうフォームが使いやすいかな〜。

重要なのはシンプルなこと。

こんな感じのフォームを作ってみました。

インボイス制度に対応して適格請求書であるのか、ないのかを確認してチェックを入れるようにしました。

よく使うものはプルダウンから選べると便利なので横にブルダウンの選択リストを作ります。

次にプルダウンから選択できるように設定をします。

B7セルを選択し「データ」→「データの入力規制」→「ルールを追加」→「プルダウン（範囲内）」→H列の支払先追加の内容を範囲に指定

そのまま下の詳細設定で「データが無効の場合」をどうするかを選びます。
今回はリストから選ばなくても直接入力できるように「警告を表示」にします。

その下の表示スタイルはシンプルに「矢印」します。

同じように摘要と科目も設定し、まとめて下にドラッグしてオートフィルをかければ完成です。

適格のチェックのところはプルダウンで「✔️」を選択できるように設定します。

ちなみにセルを選択し「スペースキー」を押せばリストが表示されるので楽です。

次に計算式を入れます。
経費の合計がF4の当月精算額に集計されるようSUM関数を入れます。

そしてB4の精算額のところに「前月までの未清算額ー仮払い金額＋当月精算額」の式を入れればOK。

今回の顧問先では立替経費の確認を上司が行い、更に社長が確認し精算する流れになっています。

今までは紙で精算書を作って押印をしていましたが、今回からGoogleスプレッドシートに変更します。
確認した日付とサインを入れる箇所を作ります。

こんな形でよいかと思います。

Googleスプレッドシートでは編集の履歴が残ります。
どのアカウントからどのような編集をしたのかがわかるので、上司、社長が確認したことが記録として残ります。

このようなシートを従業員分作成し一つのファイルとして、月毎にコピーして更新していくやり方を想定しています。

まだレシートや領収書、請求書にインボイスの登録番号が記載されているものは少ないです。
このチェック欄は練習用です。
令和5年10月1日から急に始めるのは難しいので今からイメージを持って処理していくのがよいのではないでしょうか。

3万円未満の公共交通機関の運賃などは登録番号がなくても適格になるなど細かいルールも記載しておくとわかりやすいですね。

息子は今年の4月から小学2年生になりました。

今日息子もルービックキューブを一人で完成させることができました。
最後のTパームはカンペを見ながらですが。

初めてのことに大喜びでした^^